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参加展会要做哪些准备
2016-04-14 来源:总公司 559

企业越来越热衷于参加展览会,在进行会展活动时,有很多小细节需要注意,这样才能呈现一个令人满意的展会效果,那我们要注意些什么呢?

(1)提供舒适环境

作为参展商,应当向主办方确认会展场馆中的空调、照明、电梯、卫生间等基本设施必须拥有足够的数量并且确保运行可靠、安全。使会展活动能顺利举行。

(2)安全第一

展会活动其中一个特性是大量的使用者(展商、观众、讲者、出席会议人士、嘉宾、工作人员等)在活动进行期间逗留或进出会场。保障场地使用者的安全是首要考虑。因此,会展中心内有关安全的设施如消防系统、走火通道、防火装置、警报系统、广播设备、紧急照明系统、后备发电机、控制中心等必须保证时刻运作正常。场馆的工作人员亦须有足够的能力去处理随时可能发生的火警或其他突发紧急事故。

(3)物料和展品进出的便捷

会议展览活动一经确定,开展的日期一般是难以更改的。货物装卸、车辆调度、货梯、车道等运作和管理,必须配合会展活动的要求,以便大量的物料可以在既定的有限时间内进出会场。因此,保证物料和展品进出场馆的便捷就成为管理的重点内容之一,必须为会展中心的企业管理者所重视。

(4)建筑物及设备妥善的维修保养

会展中心建筑物和基本设施的日常维修保养,同样很关键。如因设施的运作突然出现问题或技术支援不足而导致会展活动延误甚至中止,其代价和后果可能是相当高,而且是非常严重的。会展中心场馆设施内的设备和系统运作在场馆整体营运成本中占有重要部分,良好的维修保养,不仅可以防止设备和系统发生故障,而且还可以延长设备的使用寿命、提供系统的工作效率,从而可降低不必要的水电消耗和更换成本。

(5)慎重增添特别设备或器材

不同类型的会议和展览活动可能需要一些非常特别的设备或器材,以便于会展活动的正常进行。特殊的设备或器材一般应以租借的方式来满足特殊会展活动的需求。如果添置过量或特殊器材只是为了满足个别项目的特别需要,那显然只会增加日后维修保养的成本和设备的储存成本。因此,对有关特殊设备的采购应持慎重态度。

(6)注重环保

环境保护是人类共同的课题,任何组织和个人都必须引起高度的关注。从会展活动的实践考察中我们看到,会展活动往往不重视环保,比如,大量的物料往往在短短数日的活动后便遭丢弃,场地的废物也难以处理。因此,会展中心的管理者要把环境保护放在一个主意的位置来对待。比如分类处理废物,尽量增加废物循环再使用的机会。现在,有些场馆中心已经制定了对环境保护的具体措施,规定了在他们的场馆内禁止使用非环保物料。


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